Si gestionas una explotación agrícola mediana o grande, seguro que esto te suena: carpetas por todas partes, contratos de temporeros que “debían estar en ese archivador”, nóminas impresas, partes de trabajo firmados a boli y documentos de Prevención de Riesgos Laborales (PRL) desperdigados entre la oficina, el encargado y la gestoría.
Todo eso, además de poco eficiente, es un riesgo: para inspecciones, para el cumplimiento normativo y para tu propia organización interna. La buena noticia es que hoy puedes llevar una gestión documental en agricultura totalmente digital, centralizada y sin papeles.
Hoy en RawData te contamos cómo una buena estrategia de gestion documental agricultura (apoyada en la firma digital) te ayuda a organizar contratos, nóminas y PRL desde una sola plataforma.
💼 ¿Por qué la gestión documental es un cuello de botella en el sector agro?
En el campo se mueve muchísima documentación, y casi siempre bajo presión de tiempo:
- Altas y bajas de temporeros.
- Contratos de trabajo de campaña.
- Nóminas mensuales.
- Partes de trabajo diarios.
- Entregas de EPIs y documentos de PRL.
- Comunicaciones internas y autorizaciones varias.
Si todo esto se gestiona en papel, tienes varios problemas: el documento que falta justo el día de una inspección, la firma que no se ha recogido, el parte que se ha perdido en el coche del encargado… y horas y horas de tareas administrativas sin aportar valor.
Por eso, cada vez más empresas adoptan un software firma digital para agricultores que les permite gestionar todo este flujo de una forma ordenada, trazable y sin montañas de papel.
¿Qué es exactamente la gestión documental en agricultura?
No se trata solo de escanear papeles. Hablamos de un sistema donde todos los documentos:
- Se crean en digital.
- Se firman electrónicamente.
- Se almacenan de forma segura y organizada.
- Se pueden buscar por trabajador, finca, campaña o tipo de documento.
En una buena app gestion documental campo puedes vincular cada contrato, nómina o documento de PRL con el trabajador, la cuadrilla y la explotación correspondiente. Así, cuando necesitas algo, lo encuentras en segundos, sin ir al archivo físico ni llamar a media empresa.
📄 Contratos y documentación laboral: adiós a las carpetas físicas
Uno de los grandes dolores de cabeza en el campo son los contratos de temporeros y demás personal. Campañas intensas, entradas y salidas constantes, cambios de jornada… y todo ello con la obligación de que la documentación esté perfecta.
Con una buena solución de digitalizar contratos agricolas puedes:
- Generar los contratos en digital.
- Enviarlos al trabajador para que los firme electrónicamente desde su móvil.
- Guardarlo automáticamente en la ficha del trabajador y en la campaña correspondiente.
Olvídate de imprimir, firmar a boli, escanear y enviar. Cada contrato queda localizado y listo para consultarse o descargarse cuando haga falta.
Gestión de nóminas: más control y menos papel
La gestión de nóminas también puede dar un salto de calidad con la digitalización. En lugar de imprimir y repartir sobre papel (con el riesgo de pérdida, falta de entrega o problemas de confidencialidad), puedes:
- enviar nominas online a trabajadores agricolas de forma segura.
- Dejar un histórico disponible para que cada empleado consulte sus nóminas antiguas.
- Asegurarte de que la documentación queda realmente entregada.
Además, el departamento de administración o la gestoría trabajan con menos fricción: no tienen que andar generando copias físicas ni resolviendo “no me llegó mi nómina”.
PRL y documentación de prevención: siempre localizada y actualizada
La plataforma para documentacion PRL agricultura es otro pilar clave. En el campo, la Prevención de Riesgos Laborales genera mucho papel: reconocimientos médicos, formaciones realizadas, entrega de EPIs, instrucciones de seguridad, evaluaciones de riesgos…
Cuando esto se integra en tu sistema de gestión documental:
- Sabes qué trabajador ha firmado qué documento y cuándo.
- Puedes demostrar, ante una inspección, que has informado y formado correctamente.
- Tienes los registros al día sin necesitar archivadores gigantes.
Además, si tu explotación trabaja con ETT agrícolas o cooperativas, ofrecer este nivel de organización y trazabilidad te diferencia como empresa seria y profesional.
🔎 Cooperativas y empresas grandes: un gestor documental para todos
Si formas parte de una cooperativa o gestionas un grupo de fincas, la cosa se multiplica. No solo gestionas tu propia empresa: también interactúas con socios, ETT, asesorías, técnicos externos…
En estos casos, un buen gestor documental para cooperativas te permite:
- Dar acceso a documentos concretos a perfiles concretos (por ejemplo, solo a ciertos socios o responsables).
- Compartir documentación de PRL, protocolos o actas con quien corresponda.
- Mantener un repositorio único de información, evitando duplicidades.
Así, la digitalizacion de cooperativas no se queda en los albaranes o liquidaciones, sino que también alcanza el ámbito laboral y documental.
Firma electrónica: la pieza que hace posible el “cero papel”
La gestión documental digital sin firma digital de partes de trabajo o de contratos se queda a medias. La clave está en que los documentos no solo existan, sino que se puedan firmar con plena validez legal.
Con un buen flujo de firma electrónica:
- El encargado genera el parte de trabajo.
- El trabajador lo firma en el móvil o una tablet al final de la jornada.
- El documento se guarda automáticamente, sin necesidad de escanear nada.
Lo mismo con reconocimientos, cláusulas internas, documentos de PRL o acuerdos específicos. Todo queda firmado, trazable y accesible.
En RawData esto se articula a través de un software firma digital para agricultores que integra contratos, nóminas, PRL y partes de trabajo en un único sistema.
🏆 ¿Qué ganas tú con una buena gestión documental digital?
Más allá de “cumplir la ley” (que ya es motivo suficiente), hay beneficios muy claros:
- Menos tiempo de oficina en tareas repetitivas.
- Menos riesgo de sanciones por documentación incompleta o mal archivada.
- Más control sobre quién ha firmado qué y cuándo.
- Mejor imagen ante trabajadores, clientes, cooperativas y administraciones.
- Más tranquilidad el día que toque una inspección.
Y, sobre todo, la sensación de que tu casa está en orden y de que no dependes de papeles sueltos.
¿Por dónde empezar a digitalizar tu gestión documental?
No hace falta hacerlo todo de golpe. Puedes empezar, por ejemplo:
- Digitalizando y firmando contratos de nuevas campañas.
- Enviando las nóminas de forma online.
- Recogiendo firmas de PRL en digital en lugar de en hojas de papel.
A partir de ahí, vas incorporando más procesos hasta tener tu gestion documental agricultura completamente integrada en tu forma de trabajar.
En RawData te ayudamos con la implantación: configuramos tu estructura, subimos tus documentos base, creamos plantillas de contrato y PRL y formamos a tu equipo para que el cambio sea rápido y sencillo.
Si quieres dejar atrás el papel, evitar sustos en inspecciones y ganar tiempo cada mes, contáctanos y vemos juntos cómo adaptar la gestión documental digital a tu explotación.
